日々頑張るサラリーマンへ少しでも仕事が楽になるコツと方法をお伝えします。
疲れたビジネスウーマン

仕事の優先順位がつけられない時はこうすれば良い

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仕事って、忙しい時に限ってどんどん仕事が入って来ますよね。

仕事って出来る人に集まってくるものですから、ありがたいのかもしれませんが。

この世の中「何をしたかより誰がしたか」の時代

だから忙しい人はどんどん忙しくなっていきます、それはサラリーマンでも一緒です。

ただ時間というのは誰にでも平等な訳ですから出来る人でも限られた時間の中で仕事をして成果を出さないといけません。

 

そこで意識するのが「仕事の優先順位」です。

つまりやることとやらないことを決めていくという事ですね。

今回は忙しくていっぱいいっぱいのやちこさんと仕事の優先順位のつけ方について考えていきましょう。



すべての仕事を頑張るのは無理

おや、やちこさんどうしたんだい?

 

やちこ
うん、なんか私頑張ってるつもりなんだけど、全然だめで怒られてばかりなの
なんかもうどうしていいかわからなくて…仕事も終わらないし。
そうなんだ、やちこさんはすべての仕事に全力投球なのかな?
やちこ
そうに決まってるじゃない。なのにダメなのよ。

そうか、やちこさんが怒られなくなる方法を教えてあげるね。
すべて頑張らなくても成果が出る方法と考え方を今日は勉強して帰ってね。

 

やちこ
ぜひ教えて!!



すべてを頑張ることはできない

やちこさんは、すべてを頑張ろうとしているといったね?

今のお仕事は忙しいの?

 

やちこ
それは忙しいわよ。頑張ってもがんばっても終わらないくらいの量はあるわ。
一応全部は終わらせようと頑張るんだけど、失敗というか色々間違えてばっかり。
同僚のやちみは、さっさと終わらせて帰っちゃうの。

 

いや、全部頑張ろうとするからできないんだよ。
全部頑張ろうとしたって無理だよ。やり方が違うよ。

 

やちこ
なによそのいい方、じゃあどうしたらいいか教えてよ!

じゃあ一緒に考えていこうね。

時間は限られているから

これは当たり前の事なんだけど時間って有限だよね。無限にあればすべての仕事に全力投球すればいい。

ただなんでもそうだけどすべての事に対して無限なんてことはほぼあり得ないんだ。

 

会社であれば始業時間内という限られた時間がある。そうなるとすべての事を全力でやるのは元々無理なんだよ。

やちみさんが仕事が終わる理由はすべてを頑張らないからだ。

 

やちこ
え? じゃあやちみが頑張っていないということ?
手抜きしてるのかしら?
ちがうよ、限られた時間で優先順位をつけて仕事をしているからだ。やちこさんはすべての仕事を頑張るといったけどやちみさんは優先順位をちゃんとつけて、やらなければいけない事を抜き出して仕事をしているんだ。
やちこさんは、どんな仕事でも同じように頑張ってしまっているからだよ。だから全部中途半端に終わるんだ。
中途半端にすると、結局後で手直しが発生して余計に忙しくなるんだよ。
やちこ
そっか、私要領がわるいだけなのね。どうしたらいいか教えて…

仕事にも重要度がある

仕事は重要かどうかの判断をまずしなければいけない。

では問題だ、やちこさんだったらどの仕事を優先する?ちなみに依頼されてる順番は上から順だよ。

1,先輩から頼まれた伝票のまとめ作業
2, 営業さんから受けた商品発注作業
3, 部長から頼まれた来週の会議資料のコピー
4, お客様からの返品の問い合わせ
やちこ
そうね、先輩と部長に怒られたくないからまずはこの2人の仕事を優先するかな

あーあ、それじゃ、結果また先輩と部長に怒られるよ…

ここはまず2と4を優先すべきだよ。これを先にやらないよクレームが来たり商品の納品が間に合わなくなったらみんなに迷惑が掛かって大変な事になるよ。部長や先輩の仕事ってまだ時間的に余裕があるから今日やらなくてもいいじゃないの?

これを先にすると、それこそ2と4の仕事が終わらなくなるよ。大変な事になる。

 

やちこ
なんか、部長と先輩に怒られちゃう…という思いが強いのかな。
冷静に考えられてなかったかもしれないわ。

伝票整理や会議の資料は時間的に余裕があるはずだよ。やちこさんは上司に怒られたくないという気持ちが強いのかもしれない。

限られた時間ですべての事はできないから、そうやって優先順位を決めて、低い仕事は後に回したり手の空いている同僚や後輩にお願いしてみるというのも手だよ。そうすれば優先順位の高い仕事をしっかりと出来るしリカバリの無駄な時間も無くなる。

すべてをやろうとすると、すべてが中途半端になるんだ。

 

やちこ
優先順位を決めないといけないのはよくわかったんだけど、どうやったらいいのかしら
でも結局全部やらないとダメよね??



「2:8の法則」で上位2割の仕事に集中する

優先順位

ではやちこさんにこの法則を伝えよう
イタリアの経済学者のパレートという人が提唱した法則だよ。

2割の要素が全体の8割を生み出している

別名「20:80の法則」や「パレート分布」と言われている。

例えば

上位2割の大金持ちが、全体の8割の税金を納めている。
上位2割の商品が、全体の8割の売上を取っている。
やちこ
たしかに、うちの商品もまんべんなく売れているわけじゃないわね。
大体売れる商品って大体上位2割くらいだわ。
やちこさんは商品倉庫の発注係の担当をしているよね。
もしかしていつも発注台帳をすべて1から確認していってない? あれものすごく時間がかかっているよね?
上位2割だけ抜き出して、それだけを毎回チェックすればいいんじゃないかな?
あとの商品は毎回見なくてもイレギュラー以外は必要ないよね。これで大きく時間を短縮できるよ。
やちこ
たしかにこれだったら大きく時間を短縮できるわ! なんで気づかなかったのかしら
パレートの法則をあてはめたらもっともっと仕事が要領よくできるかもしれない。
そうだよ、逆を言うとその2割を抜き出していなければ、8割の力を入れても2割しか成果が出ない事になる。
頑張っても成果が出ないという事は、頑張りどころが違っているという事だ

上位2割の抜き出し方

じゃあその肝心の2割の抜き出し方を考えていこう。
皆さんの仕事の中で何を優先しなければいけないかだね。

期限のあるもの

まずは期限のあるものを優先していこう。例えば今日やらないといけないとか、至急やりなさいとかね。
でもこれは比較的わかりやすいね。期限の迫っているものだものね。

影響が大きい物

言い換えれば重要なものだけど、重要というのは人それぞれ基準が違うから、これをやらないと影響が大きいと考えらる事だね
さっきの例でもあったけどみんなに迷惑が掛かるものや、回復に時間がかかるなどの影響が大きくなりそうなものを優先してやるべきだよ。

部長や課長が頼むからということも自分や他の人たちの影響が大きくなりそうなら優先してもいいかもしれないね。

この2つを基準に優先順位を決めていけば上位2割の仕事を押さえられる。

上位に2割の仕事を頑張ればいい

やちこ
そっか、この基準で上位2割を抜き出して、ここを頑張ればいいのね。
効率化出来た時間で、残りをやっていければいいんだ。
これでバタバタしなくていいかもしれない
そうだね、優先順位を押さえておけば、仕事は驚くように改善していくはずだ。

全部頑張るなんて誰でも無理だよ。

時間は有限だからね、それは全部できるに越したことはないけど、そうもいかないから仕事の優先順位をつけてそこを頑張ればいいんだよ

・時間は有限すべてを頑張るとすべてが中途半端になる。
・「20:80の法則」を知る
・仕事は時間と影響度で優先順位を振り分けて考える。
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