日々頑張るサラリーマンへ少しでも仕事が楽になるコツと方法をお伝えします。

残業を減らすメール処理のコツ

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おやおや、やちこさんまた残業だね…

 

やちこ
あーあ、今日も残業だよ。なんか終わらない…
無駄な仕事をしているのは自分でもわかってるんだけど。
定時で帰れるようになりたいわ
 

わかりますよ、自分では定時で退社したくても、終わらないんだよね?
今回は定時に帰れるようになるために大事な業務の進め方を考えていこう。



定時までにこれだけはやるという事を決めておく

よし、それでは定時で帰れないやちこさんのの為に典型的なあなたの1日を見ていこう。

 

やちこ
そうよ、一回見に来てよ! 定時で帰れる仕事量じゃないんだからさ

 

定時9:00ギリギリで事務所に入ってきたね。
朝礼を何とかやり過ごして辛そうに席についたね。ダッシュして疲れたのかな?

 

9:05 おっ!おもむろにメールをチェックし始めたね。ひとまず何も考えず
上から順に見て行ってるようだね

 

やちこ
そうそう、うちの会社メールがすごく多いのよ。ひとまず来ているのは見ていかないとね。
まあ上からざっと見ていかないと終わらないわ。
だってメーリングリストも入れたら100件以上は来てるもの
 
 

10:00 あ、上司に呼ばれたね、ん、ちょっと顔が曇っているよ。どうしたんだろう。なるほど、軽いクレームだねどうやらメールを見るのをあきらめて客先に向かうようだね。

 

12:00 あ、戻ってきたね。ようやく席に戻ってきた。あー机に電話メモがペタペタ
人気者は辛いね、ひとまず午後になったら電話しよう。さてご飯でも…
あ、後輩に呼ばれてるね。先輩は大変だね。

 

13:00 昼休みがつぶれてしまって不機嫌そうだね。
机でテイクアウトで買ってきた牛丼を急ぎ食べて午後もがんばれー!

 

あ、臨時のミーティングに呼ばれたね大変だ。



14:00上司に呼ばれて仕事を頼まれたね、急ぎじゃないと言われているよ
机に戻って、なんか気になる仕事だからちょっと下調べしておこうと調べ物を始めたね。

 

16:00あ、また上司に呼ばれた、真っ青になって席から帰ってきたけどどうしたの?

 

やちこ
あ、これね 今日期限の期限の仕事をやってない事に気づいてさ、いやスケジュールに書いたつもりだったんだけど明日かと思ってたんだ、まあ定時までには終わるなとは思ってたんだけどね

 

で、あわてて取り掛かったわけだね。



17:30終わったみたいだね。あとは定時までメールを確認すればいいのかな。
朝読み切れてなかったようだしね。

 

17:50お疲れ! あ、まてよ。急に慌てだした。どうした?
急に慌てだして発送処理をし始めたよ。 

 

18:00 アウト! あー終わらなかったね。

 

19:00 お疲れさまでした!

 

やちこ
そう、もう帰ろうと思ってメールを確認してたら、今日発送しないと間に合わないものがあったのよ。
もう!メールが下に埋もれてて見逃してたわ!

 

まあでもこれは残業するしか仕方ないね。防ぎようがないもの

いや、残業しなくて帰れるチャンスはあったよ。というか十分残業しなくて帰れる仕事だったよね。

 

やちこ
え、うそ!どうしたらよかったの?
 

下の3つのポイントをマスターしていれば、残業にはならなかったよ。

1.メールは頭から処理せずすべて開けて、内容を確認し業務を組み立てる。

2.今日これだけはやっておくことを決めて、それに合わせて予定を組む

3.業務時間は逆算して考える。

メール処理のコツ~頭から見ない~

今どきのビジネスマンは膨大なメールが来ているでしょう。メーリングリストなんかに入っていれば自分に関係ないメールもやってくる。

朝たまっているメールも頭から開けずにお客様からのメールなどを優先的に開けるなど基準を決めておこう

今回の残業の一端は頭からメールを順に見たことにより、下にあったお客様からの優先度の高いメールを見落としていた事が上げられます。

すべて開けてしまうと、処理したかどうかを忘れてしまうなら付箋を付けるとか、未開封にするなどで忘れない様にすればいいんだ。メールを何も考えず頭から処理していると今日やらなくてよかったりただの情報共有なども結構あったりして、大事な自分宛ての情報を見落とすよ。

 

やちこ
じかにメール頭から開けてたわ。いらない情報とか真剣に読んでたわよ
あの残業の原因になったメールも朝来てたのわかってたのに、その時処理すればなんてことなかったんだわ。

今日これだけはやっておくことを決めて、それに合わせて予定を組む

朝のうちにメールはすべて確認、あらかじめやることはリスト化しておきましょう。1日で出来る事はせいぜい3つくらいだと思います。あらかじめやっておけば、無用のMTなどは後に回すなど整理ができますね。

朝のうちに今日やることをちゃんと確認してないからだよ。14:00に言われた仕事は今日やらなくてもよかった仕事だよね、朝確認していれば、十分定時のチャンスはあった。

 

やちこ
これに関してはぐうの音も出ないわ。明日から慌てず朝ちゃんと仕事の段取りを考えるわ。

業務時間は逆算して考える。

業務時間は逆算して考えましょう。18時に業務を終えるために何をしなければいけないかで時間を組み立てましょう。やることを積み上げていくと、時間がオーバーします

逆に18時で終わるためにはどうすればいいかという考え方になると、あえてやらない事も書き出すことも考えられるぞ、やらない事を決めよう。

逆算で考えると、何をすべきかすっきりと考えられるよ。

 

やちこ
そうね、やらなくていいこともなんか気にしてやっちゃうんだけど、それじゃ終わらないわね。
勇気をもってやらなくてもいい事を決めるわ。

そう考えると、自分の仕事の仕方も悪かったわ…
 



残業を減らすコツとは?

朝漫然と出勤して、流されるがままに仕事をしていると仕事は終わりません。
ちゃんと計画を立て、優先すべきことを意識し、定時に帰ることを意識することも大事です。
何時に帰ってもいいやと思うと、仕事が早くならないね。

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