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必要不必要

やらないことを決める勇気を持つ~仕事の断捨離~

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みなさんはやることリストって作っていますか? 


仕事でも私用でもやること(タスク)リストを作ることは業務を進める上で非常に大切な事ですね。

ただ、時間は有限です。

やることリストをどんどん作って時間が足らなくなって、結局時間が無くて断念!という事もあるでしょう。

そうなると実は本当に大事なのは「やらないことを決める」という事です。

やることリストの前に「やらないことリスト」を作りましょう。

先に「やらないこと」を決める事で、本当は何をやるべきかが見えてくるのです。

 



やらないことを決めるとはどういうことか?

 

やちだ
やることリストならわかるけど「やらないこと」リストって何?
そんなネガティブなリストいらないでしょ
 
「やらないことリスト」ってなに?

その名のとおり「やらないこと」を決める事です。

やちだくんの言う通り「やること」リストの方が一見いいように思えるけどね。

でもやることって基本的にどんどん増えていかないかい? 

会社で昇進したり、家庭でも結婚したりお子さんが出来たり、両親の面倒を見るような年齢になったり…

30代~位から本当に色々な事を抱えていくようになるんだよね。

でも、どんな人でも必ず皆に与えられた時間は同じ1日24時間です。

やることが増えても時間を増やしてもらう事は逆立ちしてもできませんね。

となると確実に時間は足らなくなってきます。

なので、「やらないことリスト」を使って仕事を減らしていく事が必要になるのです。

物には整理整頓ってあるように、やる事も整理整頓をしなければいけません。

何かを捨てなければ、そりゃいくら時間があっても足りませんね。



やらないことを決めてみよう=判断

管理職の重要な業務って何ですか?

ズバリ「判断」しかありません!

 

判断=やらないことを決める

 

判断の字面をみると「断る」って字が入っています。

断ることを判別するってこと、つまり何をやらないかを判別することがいわゆる「判断」という事です。

つまりやらない事を決めるという事は、管理職には必須のスキルです。

管理職はやらない事を決め、やることに集中させるのが大命題なのです!

 

やちだ
でもなかなかやらない事を決めるのって難しいね
そうなんだよね、やることを決めるのは簡単だけど、やらない事を決めるってなかなか大変だよね。
やろうと思って始めた事だけに、それを辞める事ってなかなか勇気がいる事だからね…

でも限られた時間と限られた人員では、やることとやらないことを同時に決めていく必要があるんだ。



やることを決めたらやらないことを決める

ミーティング風景

具体的な例で見てみよう。

これは何かを入れたら何かを捨てるという一番簡単な例だね

今回新型のレジを導入したため、旧型のレジを破棄することを決めた

そうそう、物だとわかりやすい、新しい物を入れたら古い物を捨てるんだよね。

それが事になるとひたすら新しくする事を増やして行くだけなんだ。

じゃあこれはどうだろう。

リモートワークを導入したことで、オフィス関連のあらゆるものを廃止した

最近のご時世では急激なリモートワーク化により、出勤の機会が激減しました。

であれば思い切ってオフィス関連の様々なものを捨てる判断をすべきですね。

このような会社様も増えてきているはずです。

リモートワークで毎朝zoomで皆の毎朝進捗を確認するようになったのでそれ以外の形式的なMTをすべて廃止した

なにも考えずにMTをやっていればいつまでたっても減りませんよね。

 

いままでやる事になっていたので特に辞めようと思わなかった。

 

これが一番物事を捨てられない大きな要因です。

 

このように何かの変化があれば何かを思いきって減らしてみることです。

ただ積み上げていっただけでは業務が減りません。


やちだ
たしかに…
そうしないとどんどんやることばかりが増えていくよね

今度会社に進言してみよう


特にこれやる必要ある?と思っているものは、今までの慣習ですることになっているから…とだけで

皆が首をひねりながらやっている形式的な会議です



この形式的なMTをしないことで生み出される時間をほかに充当しましょう。


2時間の会議に20人が出る会議をやらなければ、40時間の時間が生み出されるわけです。

これは1人の1週間分の時間に相当します。

やらないことを決めるための基準

仕事が終わらないというあなたにやらない事を決めるための基準を

自分の与えられている業務でそのやる意味を答えられなければ多分やる必要のない業務です。

いまやっている業務や物事に対してすべての事で「これやっている意味はあるかな?」という事をすべて上げてみましょう。

 

そしてそれをしないことによって及ぼす影響範囲を考えてみてください。

やちだくんはどうかな?

メールの儀礼的な返答や、目的の無いSNSの閲覧や無意識に見ている動画サイトなど本当に必要なのかな?

 

やちだ
たしかに惰性で見ているものや、これといって意味もない事に時間を使っていた気がするなあ

このように考えるだけでも時間の使い方の意識が変わります。

 

ただなんとなくやっていることを洗い出してやらない事を決めてみましょう。

やらないことで影響が出ばければそのままやらないことにすればいいですし、もしそれで何か影響がでるようでしたらまた戻せばいいのです。

 

ただなんとなく漫然とやっている事が問題です。

 

また、自分の業務を周りにまめに報告したり共有しておくことも大事です。

思わぬところで誰かが手伝ってくたり、先に手を回してもらえるようなこともあるかもしれません。

まとめ

忙しい忙しいと毎日バタバタしていて、何かにいつも追われている方には一回立ち止まってください。
いつもバタバタすることは、仕事の断捨離と整理整頓できていないのです。

すべてをやろうとして、無理に予定を詰め込み業務の質も落ち手戻りして余計に忙しくなるという負のスパイラルにはまってしまっているのであればいますぐに改めましょう。

・今これをすることが必要か?を常に考える

・仕事の進捗を周りに見える化しておくと思わぬ助けがあるかも

・しない事によって影響度が大きくなければ思い切って辞めてみる

・毎日バタバタしているという事は仕事が散らかっているということ
 仕事も整理整頓を

・やることが多ければその分失敗も多くなり、さらに対処で忙しくなる。

さあ、物ばかりではなく事も断捨離してみましょう!

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