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必要不必要

やらないことを決める勇気を持つ~仕事の断捨離~

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皆さん仕事を進めるにおいて、忙しくなってくると仕事の整理をしますよね?

で、割と皆さんやっているのが、日ごとのタスクリスト(やることリスト)を作成するでしょう。

そしてそのタスクが終わると線を引いて消していきます。

これは仕事が可視化できるということと忘れないという事でも多くの人がやっている基本の仕事術ですね。

ただ、時間は有限です。

やることリストをつくってもつくっても終わらないという事態が発生します。

書き出せば書き出すほどやることが多くなって逆にやる気を無くすなんてことも発生します。

そうなると実は本当に大事なのは「やらないことを決める」事をしてしかなければなりません。

なので、やることリストと同時に「やらないことリスト」を作りましょう。

やらないことをして仕事の断捨離をしなければ質の高い仕事ができません。



やらないことを決めるとはどういうことか?

やらないことリスト? かなりネガティブなリストに聞こえますが非常に大切です。

え? やらなくていい仕事なんて無いよ! だから困っているんじゃないか!の声が聞こえます。

やちだくんはどう思う?

やちだ
やることリストならわかるけど「やらないこと」リストって何?
そんなネガティブなリストいらないでしょ
 
ところで「やらないことリスト」ってなに?

その名のとおり「やらないこと」を決める事です。

そりゃ全部できればやりたいしやったほうがいいに決まってるよ

でもやることって基本的にどんどん増えていかないかい? 

でも時間は有限は比例して増えるわけではない

会社で昇進したり、家庭でも結婚したりお子さんが出来たり、両親の面倒を見るような年齢になったり…

30代~位から本当に色々な事を抱えていくようになるんだよね。

やることが増えても時間を増やしてもらう事は逆立ちしてもできないからね。

なので、「やらないことリスト」を使って仕事を断捨離をしなければダメだよ。

何かを捨てなければ、そりゃいくら時間があっても足りないよ。



やらないことを決めてみよう=判断

突然だけど管理職の重要な業務って何だろう?

ズバリ「判断」することだよ!

 

判断=やらないことを決める

 

判断の字面をみると「断る」って字が入っています。

断ることを判別するってこと、つまり何をやらないかを判別することがいわゆる「判断」という事。

つまりやらない事を決めるという事は、管理職には必須のスキルなんだよ。

管理職はやらない事を決め、やることに集中させるのが大命題なのです!

 

やちだ
そりゃやらなくてもいいならやりたくないことだって沢山あるよ
捨てられないから困ってるんじゃないか!
 
そうなんだよね、やることを決めるのは簡単だけどやらない事を決めるってなかなか大変だよね。
やろうと思って始めた事だけに、それを辞める事ってなかなか勇気がいる事だからね…

でも限られた時間と限られた人員では、やることとやらないことを同時に決めていく必要があるんだ。



やることを決めたら同時にやらないことを決める

ミーティング風景

具体的な例で見てみよう。

これは何かを入れたら何かを捨てるという一番簡単な例だね

新型のレジを導入したため、旧型のレジを破棄することを決めた

そうそう、物だとわかりやすい、新しい物を入れたら古い物を捨てるんだよね。

それがコトになるとひたすら新しくする事を増やしてしまう。

じゃあこれはどうだろう。

リモートワークを導入したことで、オフィス関連のあらゆるものを廃止した

最近のご時世では急激なリモートワーク化により、出勤の機会が激減したね。

であれば思い切ってオフィス関連の様々なものを捨てている。

リモートワークで毎朝zoomで皆の毎朝進捗を確認するようになったのでそれ以外の形式的なMTをすべて廃止した。

そもそもこれって必要だったのということがあぶりだされた。

となると

いままでやる事になっていたので特に辞めようと思わなかった。

これが一番物事を捨てられない大きな要因です。

このように何かの変化があれば何かを思いきって減らしてみることだね。

ただ積み上げていっただけでは業務が減りません。


やちだ
たしかに…
そうしないとどんどんやることばかりが増えていくよね

今度会社に進言してみよう


特にこれやる必要ある?と思っているものは、今までの慣習ですることになっているから…とだけで

皆が首をひねりながらやっている形式的な会議などです


この形式的なMTをしないことで生み出される時間をほかに充当しましょう。


2時間の会議に20人が出る会議をやらなければ、40時間の時間が生み出されるわけです。

これは1人の1週間分の時間に相当します。

わかっているけど、会議なんてお偉いさんじゃないと辞めるなんて決められないんですけどー

それはそうですね、では個人レベルで何が出来るか考えてみよう。

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やらないことを決めるための基準

仕事が終わらないというあなたにやらない事を決めるための基準を作ってみましょう。

1.1週間単位でやる事をリスト化もしくは日ごとに朝書き出してみる
2.行動するごとにこれってやる必要があるのか?と自分自身に問う
3.これをやらないと何に影響するか?を考えてみる
4.判断がつかないものは思い切って辞めてみる
5.辞めて困ったものにはリストに戻す

これを1から5までやってみよう。

やってみるとわかると思うけど、いかにいままで理由もなく続けていたものが多いのかわかるよ。

引継ぎでやる事になってた…とかね。

こればプライベートでも一緒だ。

目的の無いSNSの閲覧や無意識に見ている動画サイトなど本当に必要なのかな?

 

やちだ
たしかに惰性で見ているものや、これといって意味もない事に時間を使っていた気がするなあ

このように考えるだけでも時間の使い方の意識が変わります。

 

ただなんとなくやっていることを洗い出してやらない事を決めてみましょう。

やらないことで影響が出ばければそのままやらないことにすればいいですし、もしそれで何か影響がでるようでしたらまた戻せばいいのです。

 

ただなんとなく漫然とやっている事が問題です。

 

また、自分の業務を周りにまめに報告したり共有しておくことも大事です。

思わぬところで誰かが手伝ってくたり、先に手を回してもらえるようなこともあるかもしれません。

まとめ

忙しい忙しいと毎日バタバタしていて、何かにいつも追われている方には一回立ち止まってください。
いつもバタバタすることは、仕事の断捨離と整理整頓できていないのです。

すべてをやろうとして、無理に予定を詰め込み業務の質も落ち手戻りして余計に忙しくなるという負のスパイラルにはまってしまっているのであればいますぐに改めましょう。

・今これをすることが必要か?を常に考える
・仕事の進捗を周りに見える化しておくと思わぬ助けがあるかも
・しない事によって影響度が大きくなければ思い切って辞めてみる
・毎日バタバタしているという事は仕事が散らかっているということ
 仕事も整理整頓を
・やることが多ければその分失敗も多くなり、さらに対処で忙しくなる。

さあ、物ばかりではなく事も断捨離してみましょう!

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