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仕事をどんどんこなす女性

仕事が早いと言われる人の考え方と案件の進め方

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皆さんは「仕事が早い人」ってどんなイメージですか?

誰もが無理と思われる作業や仕事をとんでもないスピードでこなす人ですか?

それともどんな困難な仕事でも、ささっと涼しい顔をしてやりきるイメージですか?

まだ経験が浅いし難しい仕事が来てもすぐめげちゃうな~ なんて思っていませんか?

いやいや、仕事の早い人はどの会社に行っても仕事が早いと言われるのです。

え?そんなことが出来るの?と思いました?

どこでも使える仕事を早くするテクニックを知りたくありませんか?

 

実はある考え方とほんの少しのテクニックで大きく変わります。

さっそく一緒にやちこさんと見ていきましょう!

 

やちこ
あーまた上司に仕事が遅い!って怒られちゃった、今日も残業決定だわ
なんでこんなに私って仕事が遅いのかしら…
 

おや、今日も残業かい?毎日大変だね、この時期の仕事は忙しいのかな?


やちこ
いや、残業している人は私以外にほとんどいないのよ。多分ほかのみんなはもっと仕事が早いんだと思う。
絶対私の仕事の仕方が悪いんだと思うんだけどどうしたらいいのかわからないの。
 
そうか、それじゃあ今日は仕事が早くなる方法を考えていこう
それは手を早く動かすことではなくて、仕事が早い人は取り組み方が違うんだ。

仕事の段取りをして早く終わらせるんだよ。



仕事が早いと言われる人の考え方

では、まず仕事が早いと言われている人はこういう考え方で仕事をしている。下に挙げていくね。

一般的に仕事が早い人は別に手を早く動かしているわけではない、仕事の組み立てと段取りなんだ

だから自分でも仕事が早いという自覚はあまりないはずだよ。

手元に仕事を残さない

やちこさんはメールとが来て、読んでもまあこれは後で返せばいいやとかと考えて後回しにしていないかな?


やちこ
あー特に返事を急いでないのかな?みたいなのは見て放置しちゃって
後で忘れてたって慌てちゃう。

 

それだね、メールなどは見たらひとまず返せるものはどんどんその場で返信していこう。


少し返事までに時間のかかるものについては、お待ちくださいとだけでも返信しておこう。


これだけでも返事のない先様からメールご覧になられました?催促が来てえ?って慌てる事はなくなるよ。

返事がその場でできないものは忘れないようにメモやタスクなどにその件は書いておくんだ。

一番まずいのが、このメールは対処したのか放置しているのかわからなくなる事なんだ。


やちこ
私あるあるだわ… 何日かして「メールの件どうなりました?」って催促があって
あ、忘れてた!って対処に追われちゃう。でそういう時に限って忙しくて残業決定
あー悲しい

 

だから仕事のボールはできるだけ自分の所で止めずにどんどん投げ返していくようにするんだ。

手元に持っていても、ただ時間が過ぎていくだけだ

そして持っているボール(タスク)は忘れないようにメモか何かしておく事。

そうするとボールを持っている時間が少なくなるからその間は自分で仕事を組み立てて効率よく仕事を進められるよ。

まず手を動かす

これもあるね、仕事をもらってこれってどうやってやろうかと延々と考え込んでしまってて手がなかなか付けられないってことはない?

で、考えすぎて放置して仕事が溜まってしまう。。


やちこ
そうなのよね、まず全体を把握しなきゃとか、どうやってやろうかなとか段取りを色々考えちゃって、で手を付けようと思ったら時間が無くなって後回し~にとかしてもうその後はわけわからなくなって…
 

きっちり計画を立ててからやろうとか、ちょっと改めて時間を取ってからやろうとか、いまはちょっと無理だなとか時間があるのにやらなかったりすると、どんどん仕事が溜まっていくよ。

ひとまず手を付けてみて、その中で修正しながら進めていくことも大事だよ。

誰かに相談出来たり時間のあいている部下や同僚に任せたりすることもできるかもしれない。


ただ、そのままにしておいても、仕事は何も進まず締め切りに向かって一直線だよ

で、残業だね。

 

やちこ
もしかして私の机にカメラでもついてる? まさに私そのものじゃない…

仕事が早いと言われる人は完璧にやらない

あと上司に依頼された仕事で、時間をかけて充分考え自分の中では「完璧!!」と自信を持って報告に行った提出物に対して

上司に「うーん、こういう事じゃない」や「イメージと違う」と言われて手直しにすごく時間がかかったことはないかな?


やちこ
そうそう、残業してまで私なりに納得のできるものを作ったつもりだったのに
上司のイメージしたものと違ったらしくて…
上司も待ったのにがっかりしたみたいで先に確認してくれればいいのに…と残念がっていたわ

 

そうなんだよ、もし途中で上司に相談レベルで持っていてたらこんなことにはならなかったかもしれないね。

人と人ではイメージが100%伝えきれることはまずないからね。

もし事前に確認が出来ていれば一生懸命頑張った時間と手直しにかかった時間を節約できたよね。

おそらく上司に聞きに行こうと思っても、ダメ出しが怖いとか途中で聞きに来るな!とか言われたらどうしようと変に勘ぐってしまうと

あとでこういう事が起こるから、ここは思い切って聞いた方が時間も上司も安心するんだよ。

そしてこれはかなりの時間のロスになるよ。

仕事が早いと言われる人はまず先に自分の仕事に集中する

これもあるあるじゃないかな?自分の仕事に行き詰ってなんとなく他人の仕事にお節介してしまったり、余計に首を突っ込んだばかりに別の仕事を依頼されたりしてしまう。

あとは、普段から行き当たりばったりに仕事をしていて、仕事の見積もりが出来てないから、どんな仕事でも安請け合いしすぎて後で首が閉まるパターンんだ。

やちこ
もう!私の事つけまわしているの? 
なんでこんなに私の仕事の仕方が読まれているのかしら?

いやいや、同じ事になっている人が多いんだ。

とても真面目で仕事に一生懸命な人に多いんだよ。



仕事が早いと言われる人の案件の進め方

仕事の効率化

さて、ここからはやちこさんがある提案書を受けた場合を例にとり仕事の進め方について教えていくよ。

仕事の早い人の進め方を見て参考にしてね。

 

やちこ
はい!お願いします!

パソコンとフォルダの整理の時間を取る

まずは仕事を受ける前にPCのデスクトップやファイルを整理しておこう。

意外と目的のファイルがわからなくてぐちゃぐちゃになって探すのに時間を取られている人が多いよ。

デスクトップはスッキリとして、またコピーしてどれが最新かわからなくたってあたふたなんてことはないかな?

ファイル名も工夫して何が一番最新なものを残しておこう。

パソコンのデスクトップはその人の情報整理力を可視化しているといっても過言ではないよ。

 

やちこ
たしかにファイルを探すので結構時間とられてるのは否めないわ…

依頼された仕事は6割位でいったん上司に確認

提案書を受けたら上司に提出期限を必ず確認する事、期限を把握していないと仕事が組み立てらないよ

また、随時相談させてくださいとも言っておくといいよ。

相談するときは自分の意見を入れてね。

で、着手したら、大体6割くらいで方向性が間違っていないか上司に必ず確認した方がいいよ。

そこでOKが出たら仕上げまでもっていくんだ。

途中で上司から何か言われるかもしれないけど、それを避けて最後まで作ってしまって違う!と言われるよりずっとマシだよ。

 

やちこ
そうね、途中で確認すればかなりの時間節約できるわよね。

 

これがもし家とか建ててたら9割方完成したところで違う!と言われたらとんでもない事だよね。

それと同じような事だね。

依頼者の心理を読む

依頼された仕事というのは依頼をする人が当然いるわけだよね、やちこさんの事を知っている人も知らない人もいるかもしれない。

依頼した人達がまだかな?とか大丈夫か?と思ってしまうと確認や催促が入り始めるからあわててしまうきっかけになるんだ。

それに頼んだ人の気持ちがわかれば、この位に仕上げた方がいいよな?とか仕事の組み立てもやりやすくなるし依頼者の信頼も得ることが出来るよね。

手戻りに時間をかけている

実は仕事の中で確認不足などでの手戻り仕事やパソコンのファイルを探している時間って集めてみるとかなりの時間を使っているんだ。

仕事の早い人はこのような時間をかけない努力をしているから仕事が早いんだ。

つまりは、ちょっとした確認や工夫で仕事を効率よくやっているってことだよ。


やちこ
たしかに、よく考えたら無駄な仕事たくさんあったわ、
私だけ忙しいんじゃなくて私の時間の使い方が下手だったのね… 

反省

 

これでやちこさんの残業は減っていくよ、きっとね。



仕事の早い人の進め方と考え方まとめ

・メールなどは放置せず手元にボールはできるだけ持たない

・お仕事は6割完成で確認を

・手戻り仕事を極力減らす

心当たりが十分あったあなたは次の出社日にPCのファイルを整理することから始めてみよう

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