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要領がいい人の仕事の仕方とは?

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今日も朝からバタバタと仕事が舞い込んでくる。

あっちこっちから声をかけられて息つく暇もなく気付いたら昼過ぎ…

あー やばい!! 夕方のミーティングの資料何も出来てない!!

慌てて取り掛かるも今度はまた取引先からのクレームか!

あー もう終わった…

そして資料もろくに出来ないまま会議に突入しミーティングで上司が呆れた顔をして一言…

「なあ…ちょっと仕事の要領悪くないか? もう少し仕事の組み立て方考えろって」

わかっとんじゃー それが出来れば苦労せんわー!!

忙しさが無間地獄でバタバタしているあなた、なぜ自分だけ忙しいのかと感じたことはありませんか?

要領が悪いのかな?とうすうす感じているのであれば今回は要領のいいひとがやっている仕事術をお伝えします

いつもバタバタ仕事している方と要領が悪いなあと自覚している方は是非読み進めてください。



要領の悪い仕事の仕方

おいてけぼり

要領が悪いなあ…と言われがちな人に共通する仕事の仕方をいくつか挙げてみましょう。

メールを来た順に処理している

朝出勤してメールボックスをチェック…今日も沢山来ていますね。

おやおや、真面目ですねー 来た順から処理していくようです。

えっ?待たせている順に返していくのは当然?? 本当ですか?

ダメですよ、時系列と重要な順にメールがきれいに来ているわけではありません。

このままだと、本当にやらなければいけないメールが後まわしになる事が多々発生しドツボにハマりやすいのです。

やりやすい仕事から処理している

さあ、今日は何からしようかな… うーん、これは佐藤さんの資料待ちか…

えっとこれもー うーんなんか気が向かないのでひとまずこの簡単な案件をやってしまおう・・・

大抵ここで気が向かないと飛ばしたメールは、いつまでも気が向くことはほぼ無いでしょう。

なぜ気が向かないか?面倒だからです。

面倒な仕事は面倒な仕事がゆえに放置してると牙をむいて益々面倒になっていきます。

やりやすい仕事から始めていると後でドツボにハマりやすいのです。

仕事の期限だけしか見ていない

あなたにこんな仕事が舞い込みました、あなたならどちらの仕事から手を付けていきますか

・同僚の鈴木君の来週使う会議資料の下調べの提出→期限は明日中 難易度 やや易
・上司のお得意先様への新商品説明のプレゼン資料→期限は明後日中 難易度 やや難

この2つの仕事は期限だけで選んでしまうととんでもない事になります。

まず期限だけ見ると鈴木君の資料を作成すべきだとなりますが要領のいい人はまず期限だけに惑わされません。

上司の業務にまずとりかかり、終わりの目途が見えた所で鈴木君の仕事をします。

なぜ?と疑問に思う方は、少し仕事で困る事が多いかもしれません。

後述で解説します。

対処だけで終わっている

お客様から商品が届いてないとのクレームがありました。

どうやら発注書自体を出していなかった痛恨のミスです、お客様に謝罪し上司に報告と謝罪そして対処の助けをお願いします。

上司は早急に他拠点の在庫を探してくれ、幸い他拠点の納品前の在庫を回してくれて事なきを得たようです。

お客様も使用までには何とか間に合い、お叱りを受けましたが今後もお取引を続けてくれるようです

いやー よかった ちゃんちゃん

で終わらせている人は後でまた手痛い思いをするでしょう。

ミーティングだけでやった気になってしまう

 

ミーティング

何か上司に仕事を振られました。

「おい、鈴木と一緒に来月のセールの案を考えておいてくれ」と上司

早速鈴木を呼び出しミーティングを始めます。

「何するか~?」 「何がいいかな~」 「あ、そうそう駅前にさ出来たラーメン屋良くない?」と延々と話が続きます。

そうです、鈴木と二人で話している事だけで安心しているのです。

セールの案を考えようといいながら実際の打ち合わせは仕事と関係ない話に堕ちていきます。

いいのです、鈴木と会話しているという安心感だけで仕事をした気になってしまい、お互いに安心感を得ているだけになってませんか?

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要領がいい人が抑えるべき仕事のやり方はこれだ

一方要領のいい人はちゃんと優先順位を付けて以下のような仕事を優先します。

要領のいい人は仕事の期限だけを見ずに「この仕事をやらないとどれだけシャレにならないか?」的な事を考えその仕事を最優先に仕事を決めていきます。

シャレにならなければならないほど、対処でとてつもない時間を消費します。

先にやっておけばこんなことにはならなかったのに…という仕事にしないのが要領の良い仕事術です。

メールは来た順から片づけない

メールは来た順で処理するルールはありません。

頭から処理してしまうと、本当にやらなければいけないような重要な仕事が後回しになります。

メールの中には今日やらなくていい物も確認するだけのものもあります。

必ず未読のメールは最初にすべて目を通し、やるべきものから手を付けていくのが要領の良い人の仕事のルールです。

仕事の期限だけでやる事を判断しない

先ほどの明日中期限の鈴木君の資料作成の仕事と明後日期限のお客様プレゼンの上司の資料ですが期限だけで見てはいけません。

なぜなら上司の仕事の方が「やらないとシャレにならない」からです。

鈴木君の資料は明日とは言え別に期限は来週です。

明後日だと思って先に明日の鈴木君の資料を作成し出来た後に何か他の業務でトラブルなどがあればそこで詰みます。

仕事ではどんなイレギュラーがあるかわかりません。

社内の人間ならそのイレギュラーを理解してくれるからよいですが、社外向けのプレゼン資料ではそうはいきません。

期限だけに気を取られてしまうと、本当に抑えておくべき仕事が見えなくなります。

要領のいいひとはまず上司のプレゼン資料に取り掛かり完成させてから鈴木君の資料を作ります。

もし途中でイレギュラーが入っても、鈴木君の会議は来週ですから少し待ってもらえるでしょう。

やりやすい仕事は後に回すかほかの人にお願いする

面倒だとややこしい仕事をやらなければと思っていても現実逃避も含めてやりやすい仕事からついやってしまいたくなります。

シャレにならなくなる仕事を最優先し、やりやすい仕事は誰かにお願いするか後回しにしましょう。

やりやすいのであれば、後回しにしてもリカバリしやすいでしょう。

対処だけで終わらせず対策もする

お客様から商品が届いていないとのクレームですが、どうやら山本君が発注書を流していなかったようです。

上司が他拠点から在庫を回してくれて事なきを得ました。

あー やれやれ… 解決!!

これだけでは対処で終わってしまいまた同じような事が起こります。

なぜ発注書を流し忘れたのか? 忘れるような仕組みはどうか?などを追及して対策しないと根本的解決にはなりません。

対策を充分しておけば、今後同様のトラブルでお客様にも上司に迷惑と時間をかけることはないのです。

こうやって要領のいい人は対策をしながら仕事を減らしていきます。

ミーティングは決める事を最初に確認し合う

ミーティングほどやった気になる仕事はありません。

ただ、集まっただけで何も決まらないというミーティングというのはもはや時間のムダ以外の何者でもありません。

ミーティングが長引いてほかの仕事が終わらなくても、まあミーティングなら仕方がないか納得してしまうのです。

ですから、ミーティングは必ず決める事と時間を最初に話しておく必要があります。

スケジュールに「今回の未納品案件の対策について」とだけ書いてある予定は大体グダグダになります。

要領のいい人は、ミーティングでも時間をコントロールするのです。



パレートの法則を抑える

イタリアの経済学者のパレートさんが提唱したパレートの法則を知っていますか?

物事の構成要素の上位2割が8割に影響を及ぼすというもので「2:8の法則」などと呼ばれます。

皆さんの会社の売上って上位2割の商品で大体8割の売上を占めていませんか?

また飛行機でもファーストやビジネスの上位クラス2割の席が埋まれば8割の売上が確保できる、会社でも上位2割の優秀社員が8割の売上をたたき出すなど、すべてがそうではありませんが1つの法則として提唱されています。

例えばあなたが、時間が無い中商品発注をするとします。

とても全部の商品をチェックする時間がないとしたらあなたはどうやって発注作業をしますか?

このパレートの法則通りなら在庫がゼロの商品と上位2割の売れ筋をチェックしておけばまあほぼすべて網羅できるはずです。

頭から発注をチェックしていたら、きっと上位の発注が出来ぬまま時間切れになり欠品を起こしやすくなるでしょう。

要領のいい人はこのようにポイントを押さえた仕事をするのです。

目先の仕事に問わられない事

残業しない人

仕事はただがむしゃらにやればいいというものではありません。

最近は残業も厳しく制限されていますし益々効率的に仕事をこなしていかないと終わらない時代です。

抑えどころを押さえておけば、どんどん楽に仕事が出来るようになります。

要領が悪いなと自覚してしまっているのであれば、一度自分の業務を棚卸して抑えどころを確認しましょう。

そんな時間が無いというあなたでも、ここで紹介した事だけでも意識して仕事をしてみてください。

今より確実に残業は減るはずです。

せっかく会社の為に時間を使っているのなら要領よく仕事して自分の時間を少しでも確保した方が有意義です。

早速意識して要領のいいひとになりましょう。

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