なかなか仕事が終わらない、次から次へと仕事が降ってくる…
やってもやっても仕事が減らない…
皆さんも万年忙しい病にかかっている方も多いでしょう。
人も増えないし、お客様からのクレーム・同僚や部下のミス・上司からのムチャぶりなど日々お疲れの事でしょう。
定時上がり？そんなの夢の夢だよなんて思っている人も多いかと思います。
でももしかしたら、先にすべきことをせずに後から大事になって対処にてんやわんや…みたいなことはありませんか？
もはやそれの繰り返しで慢性的に残業になってるのであれば、今すぐ仕事の優先順位をつけるトレーニングをしましょう。
今回は少しでも業務量を減らす「仕事の優先順位」について説明していきます。
また残業かと泣きそうになる前に意識する事
ところで仕事の優先順位は意識していますか？
忙しくて来た仕事をとりあえずこなしているようなもぐらたたき的な仕事になっていませんか？
もしもう少し早く手を付けていれば、ここまでややこしい事にならなかった…なんて仕事もありませんか？
そのような仕事を先に先にと手を付けていれば、今より確実に仕事は減っているはずです。
ここで悩めるやちこさんと一緒に優先順位について考えていきましょう。
やちこさん、本当に暗い顔して楽しそうじゃないよね。
なんか終電の時間が定時みたいになっちゃってて…寝不足で肌あれもひどいしだるいしもう何のために働いているのかわからないわ。
おやおや、それは大変だ、というかそんな働き方をしていたらいつか倒れるよ。
働き方を根本から見直さないとだめだ。
やちこさんは仕事の優先順位の付け方を知っているかい？
というか優先順位の考え方を理解しているのかな？
それだといつまでたっても仕事が減らないよ。
仕事を早く終わらせるためにはこの考え方が不可欠なんだ。
仕事の優先順位をつけて終わらせる
でも、仕事の優先順位の付け方が分からなくって…どれも優先順位が高そうにみえちゃうのよね。
そう、じゃあ優先順位の付け方について少し考えてみよう。
仕事ってわかると思うけどどれも一緒なものはないよね？
何を優先してやっていけばいいのかってことだね。
1つの考え方としてほとんどの仕事には期限と重要性というものがある。
でもいつも気づいたらギリギリになっちゃう～
やちこさんに聞くんだけど…
メールっていつもどうやってみてるの？
あらら、それじゃだめだよ。
そうすると一般的には古いメールが下に行ってしまうよね。
下のメールを見るころには相当時間が経っているはずだ。
そのメールを定時間際に見て「今日中にお願いします」的な事が書いてあったら1発で残業決定だからね。
来たものを何も考えずに行き当たりばったりにやってるのでは終わらないよ。
出勤したら目の前の仕事から始めるのではなく朝やることを決めていこう。
メールは朝まず全部開けて一通り見ていこう。
朝これを20～30分だけでも頑張って頭を整理する時間を確保するんだ
そこから仕事の優先順位をつけていくんだ。これで優先順位をちゃんと抜き出せればだよ
朝の30分なんてすぐ取り返せるようになる。
優先順位をつける考え方だよ。
1.まずは今日中にやらなければいけない事を優先する
2.特にやらないと影響範囲が大きいものについて最優先に
ひとまずこの二つを軸にして優先順位をつけていきましょう。
今日中にやらなければいけない事を優先する
時間に関しては、わかりやすいよね。まずは時間で並べてみて今日中にやることを最低限抜き出してみよう。時系列で並べてみれば、意外と今日やらなくていいものとか出てくるはずだよ。
好きなことや手を付けやすいことから始めちゃうと、意外と急ぎでない事とか出てくるよね。
だから時間軸でやるべきことをまず並べてみよう。
やらないと影響範囲が大きいものを優先する
ああ、でも並べただけで今日終わらないってもうわかっちゃった。
どれかを次の日にしてもらえるようお願いしたいんだけど、どれがいいの～！！
そういう場合は、それをやらないとどれだけの影響があるのかを考えて順番を付けてみよう。
例えばお客様のクレームの対応と、同僚へ共有するレポートの作成のどちらを放置したら大変かわかるよね？？
同僚はごめん！すれば明日でもしてくれるはずだけど。クレームを放置なんかしたら大変！
遅くなれば遅くなるほど対応に時間がかかっていくでしょ。
そう、お客様へのクレーム対応だね。
クレームは放置すればさらに謝罪や社内対応など様々な範囲に影響を及ぼしますます仕事が増えていくよ
同僚へ共有するレポートは、同僚に謝罪するだけで済みます。
明日へ伸ばすように頼んでもいいかもしれません。
優先順位の低いものは日を変えてもらうようお願いすればいいだけだもの。
それができないと、ますます忙しくなってくるんだ。こんなこともあるでしょ？
仕事の内容を見直す
あー 忙しい忙しい って
よくよく考えたら自分のミスが原因でリカバリーに追われてたとか…ちょっとした確認ミスで丸一日つぶれてしまった。
そんなことないかな？
これが無くなればかなり変わるわね。
こういう仕事は優先順位をつけて仕事をしていれば防げた仕事かもしれないよ。
あせってバタバタしていると、確認不足で手直ししたりが発生するんだ。
優先順位がつけられることで、余裕をもって仕事が出来れば、確認の作業もちゃんとできるから残業がぐっと減っていくはずだよ。
ここま出で来ていたら終電ってことはなくなるはずだよ。
明日から優先順位をさっそく意識してやってみるわ！！
まとめ
１．出勤したら時間を使ってタスクを整理する
２．優先順位の抜き出し方は期日順→影響範囲順で
３．作業見積もりをざっくり立てて計画は2割くらいの余裕を残す
４．手戻り作業が多いと感じたら、提出・送信前に意識して見なおす
これを実践しても終わらないのであれば、上司に相談などをして仕事の量を調整してもらおう。
